¿Cómo está evolucionando la manera de trabajar de las consejos de administración?

Con la era digital en su pico más alto, la ciberseguridad se ha convertido en tema de suma importancia ya que es la solución ante un problema de vulnerabilidad presente en nuestra sociedad globalizada. Tanto usuarios de distintas plataformas tecnológicas, a nivel personal como empresarial, se encuentran en desventaja y expuestos a ataques que permiten el acceso a información sensible y/o confidencial.

Esto es mucho más delicado cuando se trata de empresas o instituciones que manejan información monetaria y que se convierten en referentes o iconos de confianza y estabilidad.  Ante estos retos de seguridad y optimización de recursos, Diligent se ha convertido en una opción para que consejeros y secretarios gestionen sus consejos de administración de manera más efectiva y con mayor seguridad en su comunicación.

Con más de 100,000 consejeros, dirigentes y administradores como usuarios alrededor del mundo, Diligent es la herramienta para consejos de administración más utilizada en el mundo.

Ejemplo de esta evolución, que han seguido diferentes consejos directivos, esta el Nacional Monte de Piedad, quien desde 2015 implementó la herramienta de Diligent debido a los grandes retos que presenta su manejo de información.

“Hasta hace pocos años manejábamos volúmenes inimaginables de papel, entre 7,500 y 10,000 hojas, que todos los meses debían imprimirse para entregar a los miembros del patronato y de los cinco comités, de cinco integrantes en promedio, que forman parte del gobierno corporativo” comenta Pedro Romero de Terreros Gómez Morín, patrono secretario desde 2010 en Nacional Monte de Piedad.

El camino de Nacional Monte de Piedad para llegar a la digitalización de sus consejos no fue sencillo. Antes de migrar a Diligent, utilizaron un servicio que les ofrecía mantenimiento y soporte muy limitado, esto hasta darse cuenta que los miembros de los consejos del patronato no podían acceder a la información guardada en la aplicación en formato electrónico, situación por la cual voltearon al servicio Diligent Boards.

Diligent Boards ha servido a consejos de administración desde 2001. La adaptación a la aplicación fue bastante rápida y, contrario a lo esperado, va más allá de habilidades nativas con la tecnología ya que no se trata de una cuestión de edad o generacional.

“Gracias a la amigable interfase y a la capacitación remota que recibieron, no hubo ningún problema de adaptación por parte de ninguno de los miembros del patronato, que cuenta con algunos miembros de entre 75 y 80 años. La mayoría no tardó más de 15 a 20 minutos en empezar a utilizar la aplicación”, recalca Romero de Terreros.  

Además de considerar el valor digital que viene implícito con este tipo de tecnología, no hay que olvidar el factor sustentable, destacando que las reuniones se convierten en sesiones paperless, donde cada participante trae consigo su dispositivo durante la reunión y, mientras se revisa la información, la presentación se realizar con un proyector convencional.

Los usuarios pueden hacer anotaciones en el sistema y cuando se actualiza la aplicación todos cuentan con la misma información de manera instantánea. Uno de los beneficios que proporciona el servicio es poder acceder a información y resoluciones de hace dos, tres, cinco años y que pueden encontrarse fácilmente. El espacio de  almacenamiento es ilimitado.

“Para nosotros hoy en día es una forma más sencilla de distribuir y controlar información ya que se encuentra encriptada y confiamos que contrario a otros servicios, Diligent es una empresa que está dedicada únicamente a esta aplicación”, comenta Romero de Terreros.

Algo que destaca a Diligent es que su herramienta es tan intuitiva que se maneja como un libro, ya que el portal brinda acceso instantáneo y actualizado del material de las reuniones y de fuentes relacionadas, combinándolo con la habilidad para compartir notas, votar, y acceder de forma segura a la aplicación ya sea en línea o sin conexión.

Nacional Monte de Piedad, es un claro ejemplo de la digitalización que muchas empresas o instituciones han ido implementando en sus procesos internos, resaltando la extrema necesidad de sistemas confiables y seguros, beneficios que ofrece la infraestructura de Diligent, que no usa servidores de terceros, sino exclusivamente de su propiedad, con ubicaciones físicas en Estados Unidos, Canadá y Alemania y con sellos criptográficos de última generación.